Αν θα έπρεπε κανείς να περιγράψει σε μία παράγραφο την έννοια του Demand Planning, τότε ασφαλώς θα μιλούσε για το πλέγμα των διαδικασιών, μέσω των οποίων προσδιορίζεται το βέλτιστο επίπεδο για την ζήτηση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Η άμεση στόχευση είναι η ευθυγράμμιση ζήτησης και προσφοράς προκειμένου να διασφαλιστεί η διαθεσιμότητα και επάρκεια των προϊόντων ή υπηρεσιών, με απώτερο πάντα στόχο την ικανοποίηση των αναγκών του πελάτη. Έτσι το Demand Planning, στον πυρήνα του, αποτελεί μια εξόχως πελατοκεντρική διαδικασία. Αποτελεί δε ακρογωνιαίο λίθο στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, γεγονός που το καθιστά απαραίτητο συστατικό του επιχειρείν, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή το είδος της επιχείρησης.
Η αξία του Demand Planning βρίσκεται στην δυνατότητα να βελτιώνει την ακρίβεια προβλέψεων (forecast accuracy) και ως εκ τούτου, να οδηγεί σε μείωση του κόστους αποθήκευσης ενώ συνάμα βελτιώνει τον δείκτη της ικανοποίησης του πελάτη. Μέσα από την πρόβλεψη της ζήτησης, οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να διασφαλίσουν την διαθεσιμότητα των απαραίτητων πόρων (πρώτες ύλες, παραγωγικό χρόνο, περιθώρια αποθήκευσης και μεταφοράς προϊόντων κλπ), προκειμένου να καλύψουν τις ανάγκες των πελατών τους, περιορίζοντας έτσι τα περιθώρια για stock outs και χαμένες πωλήσεις. Την ίδια στιγμή, η ακριβής πρόβλεψη της ζήτησης έχει άμεση συνεισφορά στον εξορθολογισμό του αποθέματος και τα υπερβάλλοντα κόστη που το συνοδεύουν, επιδρώντας θετικά στο cash flow και το roi (return on investment). Ένας επιπλέον ρόλος του Demand Planning είναι η βοήθεια που εν δυνάμει μπορεί να παρέχει στην αναγνώριση νέων προϊοντικών ευκαιριών ευθυγραμμίζοντας την διαδικασία παραγωγής και διανομής με τις ανάγκες των πελατών. Είναι προφανές πως, έτσι, μπορούμε να μιλάμε για άμεση συμμετοχή του Demand Planning στην αύξηση του τζίρου και της κερδοφορίας καθώς και στη βελτίωση των εμπορικών σχέσεων, τόσο με τους άμεσους πελάτες όσο και με τους προμηθευτές – συνεργάτες.
Είμαι σίγουρος πως τα παραπάνω ακούγονται λογικά και τουλάχιστον σε θεωρητικό επίπεδο, επιτεύξιμα. Στην πραγματικότητα όμως η εφαρμογή του Demand Planning, στο πλαίσιο μια επιχειρηματικής δραστηριότητας, αποδεικνύεται μια αρκετά πολύπλοκη διεργασία. Ο μόνος τρόπος που έχει το ανθρώπινο μυαλό για να κατανοήσει πολύπλοκες διεργασίες είναι να τις επιμερίσει σε πιο απλές συνιστώσες.
Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία και καθιέρωση μια ομάδας Demand Planning που θα απαρτίζεται από στελέχη με ικανοποιητική έκθεση στις Πωλήσεις και το Μάρκετινγκ, το Finance και τα Operations. Στο επίκεντρο αυτής της ομάδας είναι ο Demand Planner, ο οποίος θα έχει (1) την γνώση και την εμπειρία της συλλογής (data collection), διατήρησης (data maintenance) και ανάλυσης (data analysis) των ιστορικών δεδομένων και (2) την δυνατότητα αξιοποίησης της ιστορικότητας για την προβολή εκτιμήσεων (projections - forecasts) σε μελλοντικό χρόνο, μέσα από χρήση στατιστικών τεχνικών και μεθόδων. Είναι βαθιά μου πεποίθηση πως η χρήση στατιστικών μεθόδων εξασφαλίζει την αντικειμενική (objective) και αμερόληπτη (unbiased) βάση πάνω στην οποία μπορεί να οικοδομηθεί το τελικό Demand Plan.
Η αναγκαία (αλλά όχι ικανή από μόνη της) συνθήκη για την αποτελεσματική λειτουργία της ομάδας Demand Planning είναι η επένδυση στο κατάλληλο λογισμικό και σε κατάλληλα εργαλεία. Το ζήτημα της επιλογής του λογισμικού είναι μια θεματική ενότητα από μόνη της και περαιτέρω αναφορά ξεφεύγει από το πλαίσιο της παρούσας δημοσίευσης. Μια σύντομη αναφορά ωστόσο θα περιελάμβανε λύσεις όπως κάποιο στατιστικό πακέτο με δυνατότητες ανάλυσης χρονοσειρών ή ακόμα, την υιοθέτηση περισσότερο περίπλοκων (και ως εκ τούτου περισσότερο κοστοβόρων) λύσεων όπως Machine Learning, Deep Learning κλπ. Εδώ θα πρέπει να αναφέρουμε πως στις περισσότερες λύσεις λογισμικού που προσφέρονται, υπάρχει η δυνατότητα σύνδεσης – ολοκλήρωσης του Demand Plan με τις λοιπές λειτουργίες της εφοδιαστικής αλυσίδας όπως τη διαχείριση αποθεμάτων και τον προγραμματισμός παραγωγής.
Ο συνεκτικός κρίκος των πιο πάνω, και κατά συνέπεια η συνταγή της επιτυχίας ή της αποτυχίας, είναι η ύπαρξη, καθιέρωση και βεβαίως η προσήλωση από όλους τους εμπλεκόμενους, στην διαδικασία Demand Planning. Σε γενικές γραμμές, η διαδικασία αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει τακτικές συναντήσεις της ομάδας για την επιθεώρηση και ίσως την αναθεώρηση των προβλέψεων αλλά και την σύγκριση του τελικού Demand με το στατιστικό forecast. Επί τη βάσει αυτών ακριβώς των διαφορών, που στις περισσότερες περιπτώσεις οι εμπορικές ομάδες ονομάζουν “ευκαιρίες”, θα πρέπει να περιστρέφεται η συζήτηση όλων των εμπλεκόμενων φορέων. Στην διεθνή επιχειρηματική πρακτική, η πιο πάνω διαδικασία αναφέρεται ως Sales & Operation Process ή αλλιώς S.OP. Θα προσπαθήσω σε επόμενη δημοσίευση να αναφερθώ εκτενέστερα στην S.OP διαδικασία.
Ως κατακλείδα, αυτό που θα ήθελα εμφατικά να τονίσω είναι πως το Demand Planning δεν αφορά μόνο τον Demand Planner, ούτε μόνο το Εμπορικό Τμήμα ή την εφοδιαστική αλυσίδα μιας εταιρείας. Θα τολμούσα να πω πως, το Demand Planning αποτελεί την περισσότερο δια-τμηματική λειτουργία μιας εταιρείας. Περιλαμβάνει την συνεχή και αέναη παρακολούθηση της επαλήθευσης των προβλέψεων, την αξιολόγηση των προβλέψεων σε σχέση με τους δεδηλωμένους επιχειρησιακούς στόχους (πωλήσεις -> τζίρος -> κερδοφορία -> ανάπτυξη), την διατύπωση προτάσεων σε περιπτώσεις παρεκκλίσεων από το στόχο κλπ. Προσωπικά πιστεύω πως κάθε διαδικασία είναι εγγενώς ατελής. Η ατέλεια άλλωστε, είναι στη ίδια μας τη φύση. Αν όμως, με κάθε έναρξη του κύκλου (Statistical Forecast -> Demand Plan -> Unconstrained Plan -> Supply Plan -> Consensus Plan) επιτυγχάνεται μια (έστω και) οριακή βελτίωση, τότε οι προσπάθειες όλων των εμπλεκόμενων προσδίδουν αξία στην επιχείρηση. Και η βελτίωση δεν προϋποθέτει την ελαχιστοποίηση της απόκλισης από τον στόχο. Η βελτίωση θα προέλθει από την σε βάθος κατανόηση, από όλον τον οργανισμό, των αιτίων που προκάλεσαν την απόκλιση.